Xin chào, lại là Nhà Nông Nghiệp đây. Hôm nay mình trả lời câu hỏi ghi sổ sách nông hộ thế nào cho đơn giản mà dùng được. Ngắn gọn thì thế này: ghi ít cột nhưng ghi đều, chỉ ghi tiền ra, tiền vào, việc lớn và ngày công, và mỗi cuối vụ ngồi đọc lại một lần để trả lời ba câu hỏi. Sổ không đọc lại thì dù ghi đẹp đến mấy cũng chỉ là giấy.
Mình nói vậy vì mình đã thấy nhiều cuốn sổ rất đẹp, kẻ bảng cẩn thận, mười mấy cột, rồi bỏ dở giữa mùa thu hoạch. Người ta không lười. Người ta chỉ chọn một cách ghi quá nặng so với nhịp sống của nhà nông.
Vì sao hầu hết sổ sách bỏ dở sau vài tuần?
Lý do thứ nhất là cuốn sổ đòi quá nhiều. Nào ngày, nào hạng mục, nào đơn vị, nào đơn giá, nào thành tiền, nào ghi chú. Những ngày thong thả thì ghi được. Đến tuần thu hoạch, về nhà người rã rời, cuốn sổ nằm im, và khi đã hổng một tuần thì rất khó quay lại.
Lý do thứ hai là không ai đọc nó. Ghi mà không bao giờ dùng đến thì mình tự hỏi ghi làm gì, và câu hỏi ấy đúng. Sổ chỉ sống khi nó trả lời được điều mình thật sự muốn biết.
Lý do thứ ba là cuốn sổ nằm sai chỗ. Nó ở trong tủ, còn tiền thì chi ở ngoài chợ, ngoài tiệm. Đến tối nhớ lại thì đã quên mất một nửa.
Nên trước khi bàn ghi gì, mình muốn bạn nhận ra rằng sổ hỏng thường không phải vì người ghi, mà vì cách ghi không hợp với đời sống.
Nên ghi những gì, bỏ những gì?
Mình gợi ý bốn thứ, chỉ bốn thôi. Một là tiền ra: ngày, mua gì, bao nhiêu tiền. Không cần đơn giá, không cần chia hạng mục phức tạp. Hai là tiền vào: ngày, bán gì, cho ai, bao nhiêu tiền, đã nhận hay còn nợ.
Ba là việc lớn trong vườn: ngày xuống giống, ngày bón, ngày phun, ngày gặp mưa to, ngày thấy sâu bệnh. Mỗi dòng một câu ngắn. Phần này không phải tiền, nhưng nó giải thích tiền. Cuối vụ nhìn lại, bạn sẽ hiểu vì sao đợt ấy phải mua thêm thuốc, vì sao đợt kia hàng xấu.
Bốn là ngày công: hôm nay ai làm, làm bao lâu, nửa buổi hay cả ngày. Có thuê người thì ghi thêm tiền trả. Phần này hay bị bỏ nhất, nhưng thiếu nó thì mình không bao giờ biết vườn đang trả công cho mình bao nhiêu.
Còn những thứ khác như số lượng chính xác từng bao, nhiệt độ, độ ẩm, thì để cho người đã quen ghi. Người mới bắt đầu, bốn thứ ấy là đủ.
Giữ nhịp ghi chép qua mùa bận thế nào?
Mẹo quan trọng nhất mình biết là ghi ngay tại chỗ, không để tối. Có người để một cuốn sổ nhỏ trong túi áo, có người chụp hoá đơn bằng điện thoại, có người nhắn cho chính mình một tin. Cách nào cũng được, miễn là ghi lúc tiền vừa ra khỏi tay.
Mẹo thứ hai là chấp nhận ghi thô. Mùa bận thì một dòng kiểu phân, hai bao, tiệm quen, là đủ. Tối cuối tuần dành chừng mười lăm phút chép gọn vào sổ chính. Một lần mỗi tuần dễ giữ hơn mỗi tối.
Mẹo thứ ba là giao việc. Trong nhà ai cẩn thận nhất thì giữ sổ, nhưng mọi người đều phải báo. Nhiều nhà có người vợ giữ sổ, chồng mua gì ngoài đồng thì về nói lại. Chỉ cần thống nhất như thế đã đỡ sót rất nhiều.
Và nếu lỡ hổng mấy ngày, đừng bỏ. Ghi tiếp từ hôm nay, những ngày thiếu thì ước lượng bù. Một cuốn sổ có chỗ ước lượng vẫn hơn một cuốn sổ bỏ trắng.
Cuối vụ đọc sổ để trả lời câu hỏi nào?
Đây là phần làm sổ có giá trị. Cuối mỗi vụ, dành một buổi ngồi đọc lại. Câu hỏi thứ nhất: vụ này tiền vào trừ tiền ra còn bao nhiêu, và đã thành tiền mặt chưa hay còn nằm ở khách nợ.
Câu hỏi thứ hai: tiền ra dồn vào đâu nhiều nhất. Bạn sẽ ngạc nhiên vì nhiều khi khoản lớn nhất không phải thứ bạn nghĩ. Có vụ tiền thuốc vượt tiền phân, có vụ tiền thuê người vượt cả hai.
Câu hỏi thứ ba: nếu làm lại, mình đổi gì. Nhìn phần việc lớn, bạn sẽ thấy những lần phun vì hoảng, những lần xuống giống lỡ thời vụ. Đó chính là bài học, được viết bằng tay của chính mình.
Ba câu trả lời ấy, viết vào trang cuối của vụ. Sang vụ sau, việc đầu tiên là đọc lại trang ấy.
Sổ giấy hay ghi trên điện thoại?
Nhiều người hỏi mình có nên dùng ứng dụng không. Mình nghĩ công cụ nào mình dùng đều đặn được thì đó là công cụ đúng. Sổ giấy dễ mở, không hết pin, người lớn tuổi trong nhà cũng đọc được. Điện thoại thì luôn trong túi, cộng trừ tự động.
Điều mình muốn nhắc là đừng đổi công cụ giữa vụ. Nhiều người đang ghi giấy, nghe ai đó nói ứng dụng hay, chuyển sang, rồi dữ liệu nằm hai nơi, cuối vụ không ghép lại được. Muốn đổi thì đổi khi bắt đầu vụ mới.
Và dù dùng gì, hãy giữ lại bản của nhiều vụ. Giá trị của sổ tăng theo thời gian. Một vụ chỉ cho bạn một câu chuyện, ba bốn vụ mới cho bạn thấy một quy luật.
Mình để lại cho bạn câu này: nếu hôm nay có người hỏi vụ trước tiền đi đâu nhiều nhất, bạn trả lời bằng trí nhớ hay bằng cuốn sổ?
Câu hỏi thường gặp
Người mới bắt đầu nên ghi sổ nông hộ theo mẫu nào?
Không cần mẫu cầu kỳ, chỉ bốn phần là tiền ra, tiền vào, việc lớn trong vườn và ngày công. Mỗi dòng ghi ngày và một câu ngắn là đủ để cuối vụ đọc lại được.
Bao lâu nên tổng kết sổ sách một lần?
Mỗi tuần chép gọn một lần và mỗi cuối vụ tổng kết một lần. Tổng kết cuối vụ là lúc trả lời lời lỗ, tiền dồn vào đâu và vụ sau nên đổi gì.
Có cần ghi số ngày công của người nhà không?
Nên ghi, vì đó là cách duy nhất biết vườn trả công cho cả nhà bao nhiêu mỗi ngày. Không ghi thì rất khó so hai loại cây hay hai cách làm với nhau.
Lỡ quên ghi nhiều ngày thì có nên bỏ sổ không?
Không nên bỏ, cứ ghi tiếp từ hôm nay và ước lượng bù những ngày thiếu. Sổ có chỗ ước lượng vẫn giúp bạn nhìn ra xu hướng tốt hơn là không có gì.
Khách mua còn nợ thì ghi thế nào?
Ghi vào phần tiền vào nhưng đánh dấu là chưa nhận, kèm tên người mua và ngày hẹn. Cuối vụ tách riêng phần chưa nhận để biết lãi nào là tiền thật trong tay.
